발주서 제대로 파악하기! - 실무편 (Purchase Order)

 

견적서를 주고받은 뒤, 그리고 공급계약서 체결 후, 생산을 위한 모든 준비가 끝난 상황입니다.

이 단계까지 이미 걸어오신 모든 해외영업 초보분들 축하드립니다!!

 

이제 해외 바이어의 발주서를 받고 난 후 생산을 계획하고 진행을 해야겠죠?

 

견적서가 바이어에 의해 승인되고, 공급계약서까지 체결이 완료되었다면,

발주서는 해외 바이어와 거래를 하는 데 있어서 계약과도 같이 증빙자료로 활용될 수 있는

굉장히 중요한 자료입니다.

 

**절대, 발주서 접수전에 구두로 진행해 달라는 요청만으로, 생산이나 제조를 진행하는 일은 없어야 합니다!

 

간혹, 일정이 급한 경우, 발주서 없이 구두 진행 요청만으로 진행을 하는 경우가 있을 수 있는데, 추후에 문제가

생기게 된다면, 발주서 없이 진행한 경우로 분류되기 때문에, 책임은 오롯이 제조처 쪽에 있다는 점을 명심하셔야 합니다.

꼭, 이와 같은 실수를 하는 일이 없어야 할 것입니다.

 

일반적으로, 거래처 마다 상이한 경우가 많지만, 바이어 자체 시스템에서 확인을 해서 하는 경우도 요새는 많아졌습니다.

바이어마다 운영하는 시스템의 차이가 있기 때문에, 이 부분은 누락되지 않게 반드시 바이어 측과 확인해서 발주서 접수 처리를 할 필요도 있습니다.

 

그러나, 아직까지 대부분의 경우, 이메일을 통해 발주서를 주고받는 경우가 많습니다. 메신저로 발주서를 주고받는 경우에는, 나중에 문제 소지가 되는 경우도 빈번해서, (문자 메시지 누락등), 반드시 발주서는 이메일을 통해 주고받도록 하세요!

 

자, 그러면 일반적으로 바이어 측에서 보내는 발주서에서 반드시 확인해야 할 정보에 대해서 다루어 보도록 하겠습니다.

 

일반적으로, 바이어 측에서 보내는 발주서의 양식은 상이하지만,

공통적으로 아래와 같은 정보를 반드시 포함하고 있습니다.

 

PO Number

Ship To Address

Vendor information(Supplier)

Bill To

Shipping Method

Expected Shipment Date

Payment Terms

Incoterms

Quantity

Item

Price

Amount

Total

 

자, 그러면 한 가지씩 이 정보들이 중요한 이유들에 대하여 다루어 보도록 하겠습니다.

 

1. PO Number

PO Number의 경우, 추후에 운송시, 바이어 측에서 수출 서류나 제품에 붙는 라벨에 포함되어야 하는 정보이기 때문에,

반드시 정확하게 기억해야 합니다.

일반적으로 PO Number과 활용될 수 있는 수출서류는 invoice는 아래와 같습니다.

Commercial Invoice, Packing List, Payment Invoice 

항상 이 세가지 수출 및 invoice 서류에, PO 넘버를 명시하여, 바이어 측에서 어떤 PO에 대한 수출서류인지 구분하여 혼동되지 않게 해 주세요!

라벨링 -> 이 또한 출하되는 제품에 붙이는 라벨에 꼭 PO 넘버가 명시되어 부착될 수 있도록 해야 합니다.

(물품이 바이어 측 창고에 도착 후, 바이어 측에서 PO 넘버를 보고 분류할 수 있도록 하기 위함)

 

2. Ship to Address

Ship to Address는 발주서에 명시된 품목을 납품해야 할 장소를 지칭합니다.

일반적으로 Commercial Invoice, Packing List 상 Consignee 정보에 포함됩니다.

 

3. Vendor Information (Supplier)

Vendor & Supplier Information은 발주를 받은 공급(제조) 처에 대한 정보를 지칭합니다. 아무래도 자기가 다니고 있는 회사의 정보겠죠? 이 정보 또한, 잘못된 정보가 있는지 없는지 확인해서 Commercial Invoice, Packing List상의 Supplier information에 포함시키면 됩니다.

 

4. Bill To

Bill To에 해당하는 정보는 바이어 측의 Ship To 주소와 상이할 것입니다. 일반적으로 Payment(Proforma) Invoice를 주관하여 처리하는 바이어 측의 다른 주소로, 절대로 수출서류에는 명시할 필요가 없으며, Payment Invoice 작성 시에 이 정보를 추가하면 되는 건입니다. (절대 Bill To address와 Ship To address를 혼동하는 일이 없도록 합니다.)

 

5. Shipping Method

운송 방법의 경우, 바이어 측에서 일반적으로 사전에 협의된 대로 지정하여 표시합니다.

항공수출의 경우 Air Freight, 해상 수출의 경우 Ocean Freight라고 표기되어 있을 것입니다. 

일반적으로 운송비로 인해 Ocean Freight로 진행되는 경우가 많으나, 납기일이 타이트한 경우, 바이어 측과 협의하여 Air Freight로 바꾸는 것도 가능합니다. (반드시 출고 전 협의 필요)

 

6. Expected Shipment Date

이 부분은 바이어 측에서 납기 희망일을 지칭하는데, 일반적으로는 Ex-factory date를 뜻하기도 하나, 바이어 측에 도착하는 시점을 명시하는 경우도 간간히 있어, PO 확인 후, 이 부분은 바이어 측에 다시 한번 문의하여 오해가 없게 진행하는 것이 좋습니다.

 

7. Payment Terms

결제 조건을 뜻하는 이야기인데, 견적서에 이 부분에 대한 명시를 하여 바이어 측에서 승인이 난 경우, 견적서에 명시하였던 Payment Terms가 명시되어 있을 것입니다. 만약에, 상이한 경우, 바이어 측과 확인하여 수정 발주서를 요청하셔야 합니다. (그렇지 않은 경우, PO에 명시된 결제 조건으로 진행할 가능성이 높습니다.)

 

8. Incoterms

인코텀즈 또한 견적서 단계나 계약서 단계에서 협의된 인코텀즈 조건을 따르도록 합니다. 발주마다 상이할 수 있으며 (사전 협의 필요)  정확하게 명시되어 있는지 반드시 확인을 해주세요. PO 상에 있는 인코텀즈를 추후에 납품 시에 변경하는 것은 불가능합니다.

 

9. Quantity, Item, Price, Amount, Total

이 부분은 간단하기 때문에 한 번에 묶어서 설명드리겠습니다.

 

1) Quantity는 말 그대로 발주수량을 지칭합니다. 발주수량보다 더 많은 수량을 납품하는 경우, 바이어 측에 고지하여, 발주서상 수량을 바꾸어야 할 수도 있습니다. (Invoice, packing list, commercial invoice, PO에 수량을 맞춰야 하는 경우 or 바이어 측에서 발주서 상 금액보다 더 많은 금액을 결제해야 하는 경우)

2) Item -> 바이어 측에서 구매하고자 하는 아이템을 지칭합니다, 일반적으로 SKU넘버나 Item 넘버가 별도로 명시되어 있는 경우가 많은데, 수출서류에 반드시 이 정보도 기입하여 혼동이 없도록 해야 합니다.

3) Price, amount, total : 제품 개당 단가, 한 아이템에 대한 총 단가, 발주서 상에 명시된 모든 품목에 대한 합계 가격을 지칭합니다. (견적서 상의 단가와 상이한 부분이 있다면, 발주서 확인 즉시 바이어 측에 인폼 필요합니다)

 

오늘은 발주서 상에 명시되어 있는 정보를 어떻게 파악하고 기억해두어야 하는지 다루어 보았습니다.

바이어마다 발주서 양식이 상이하지만, 일반적으로는 위와 같은 정보들을 포함하고 있기 때문에 , 공통적으로 대응하실 수 있을 것이라고 생각합니다.

 

이해가 안 되시는 부분이 있으시거나, 문의사항이 있으시면, 언제든 댓글로 달아주셔도 됩니다 :)

 

감사합니다.