해외영업 실무 4탄 - 견적서 (Offer Sheet)

해외영업 실무 3탄, 전반적인 진행 프로세스 중, 첫 단계에 있지만, 

굉장히 중요하게 다루어지는 Offer Sheet 작성 방법에 대해 알려드리고자 합니다!!

 

Offer sheet 란?

견적서는 해외에서 Offer Sheet라는 명칭을 갖고 있는데,

단순한 견적서의 의미보다는, offer를 요청한 측에게, 가격 관련된 정보를 offeree가 적어서 보내는 것으로,

offer 측에서 offer sheet를 승낙하게 된다면,

계약서와도 같은 효력을 지니고 있기 때문에, 신중하고 정확하게 작성되어야 합니다.

 

견적서를 신입일 때 작성할 기회가 있으시다면, 아래와 같은 정보들과 양식들을 참고하시면

큰 도움이 될 것이라고 생각합니다 ㅎㅎ

 

견적서를 발행하실 때에, 가장 중요하고 반드시 들어가야 할 정보들 위주로 말씀드리겠습니다.

자, 그러면 시작해볼까요?

 

 

 

1. 견적서만 보고 모든 정보를 파악할 수 있어야 한다!

견적서는 간단하게 이야기하면, 가격표와 거의 비슷한 의미를 띠고 있지만,

영업에 있어서, 간단하면서도 굉장히 중요한 의미를 지니고 있는 문서이기도 합니다. 

그렇기 때문에, 모든 정보를 압축하여 간결하게 표현하는 것도 중요하고, 이와 동시에 우리 회사가 판매하고자 하는 

제품과 관련한 정보와 가격등이 정확하게 작성되어 있어야 합니다.

 

견적서를 발행할 때 필수적으로 있어야 할 정보와 관련하여 공유드리겠습니다.

 

1) 머리말 

회사명, 회사 정보 및 담당자 연락처, e-mail 주소, 견적서 작성 날짜

 

예시) 회사 로고, 회사명, 회사 주소, 담당자 명, 담당자 이메일 + 견적서 작성 날짜

 

**견적서 작성 날짜 (Offer Date)는 굉장히 중요합니다.

견적은 대부분 발행 후 1달을 유효기간으로 설정해 놓기 때문에 (환율 변동, 원자재 가격 상승 등으로 단가 상승될 수 있음)

견적서를 발행하여 바이어 측에 전달하는 날짜 기준으로 모든 견적서에는 발행 날짜를 꼭 기입할 수 있도록 해주세요!

 

2) Messrs

Messrs는 한국말로 뜻풀이를 하면 "귀중"이라고 정중하게 표현하는 문구입니다.

내가 견적서를 전달하고자 하는 바이어 회사 명, 그리고 담당자 명을 입력해 주어, 정확한 회사, 담당자에게 해당 견적서가

전달된 것임을 알려주기 위해서 반드시 작성해주서야 합니다.

 

예시) Messrs: xx company / Terry

여기에서 왼쪽은 회사명, 오른쪽은 담당자 명을 적어주거나, 줄 바꿈을 해서 적어주는 것을 추천드립니다. :)

 

3) 중간 말

Messrs 정보를 다 적어주셨다면, 밑에는 terms와 quotation정보들을 작성하시면 되는데, 그전에 일반적으로

offer sheet 양식에 들어가는 중간 말은 아래와 같이 추천드립니다. :)

"We are pleased to offer the under-mentioned articles on the terms and conditions as follows:"

or

"We are pleased to offer as follows"

 

 

4) 조건 (Terms and Conditions)

다음은 상품명과 견적을 적기 전, 작성하고 있는 offer sheet에 대한 조건을 작성하는 파트입니다.

위에 말씀드린 대로, offer sheet는 상대방이 승낙을 하게 되면, 계약과도 같은 효력을 지니고 있으므로, 바이어 측과

협의한 대로 정확하게 작성해 주시면 됩니다. 이 조건에 들어가는 내용은 대부분 아래와 같습니다.

 

A. Origin (원산지)

원산지를 작성해 주면 됩니다. 한국에 있는 한국회사에 다니고 있는 분들이라면, Republic of Korea로 적어주시면 되겠죠?

 

B. Payment (대금 지불 조건)

대금 결제 조건 관련해서 적어주시면 됩니다.

첫 거래의 경우에는 Prepayment or Advanced Payment로 선입금을 받아서 진행하는 경우가 대게 많을 텐데요,

이미 여러 번 거래한 바이어의 경우, 협의된 대금 결제 조건대로 정확하게 작성을 해주면 됩니다. 

 

C. Shipment (Packing) : 포장 방식

패킹하는 방법 관련하여 바이어 측의 특별한 요청이 있는 경우, 해당 조건을 작성해 주시면 되며,

만약에 우리 회사에서 일반적으로 진행하는 수출 포장 방식대로 협의가 완료되셨다면

"Maker's standard export packing" - 제조사 측의 표준 수출 포장방식

으로 작성을 해주셔도 됩니다.

 

D. Inspection: 검사 방식

검사 방식에 관련한 항목입니다. 바이어 측에서 이 또한 별도의 조건을 요청했다면, 해당 방법을 명시해 주셔도 되며, 

별도의 특이한 조건이 없이 우리 측에서 표준검사 후 수출을 진행하실 예정이라면, 

Maker's will be final -제조사에서 검사하는 것이 최종입니다.

라고 작성해 주시면 됩니다.

혹은

Buyer's specimen testing will be final - 바이어의 표준품 검사가 최종이 될 것입니다.

라고 하여 주체 측을 바꾸어 주셔도 됩니다. (사전 협의 후 작성 필요)

 

 

E. Validity : 유효 기간

Offer sheet의 유효기간입니다. 앞서 말씀드렸던 것처럼, offer sheet 작성 날짜를 반드시 적어 주어야 하는 이유가

바로 이 Date of Validity에 대한 조건이 되기 때문입니다. 대부분 견적서 유효기간은 1달로 설정하는 경우가 많습니다.

한 달이 지나고 나서 PO 가 접수된 경우, 견적 변동할 사항이 발생한다면,

견적에 대한 이의를 제기하여 수정을 하신다고 하더라도 계약서상 문제의 소지는 없습니다.

 

 

5) Commodity, Price: 상품명, 가격

위에 간략하게 Offer sheet에 대한 조건을 다 적으셨다면, 이제 팔고자 하는 상품명과 가격을 적어야겠죠?

적는 방법은 간단합니다.

Number, Commodity&Description, Unit(set), Unit Price (USD), Amount(USD)

이 다섯 가지 정보만 정확하게 식별이 가능하도록 적혀 있으면 됩니다.

Commodity &Description에는 SKU넘버나 상품명, 업체에서 식별이 가능한 넘버를 작성하여도 됩니다.

Unit의 경우 상품의 단위, 일반적으로는 EA나 Set를 가장 많이 쓰는데요, g, kg, m 수로도 작성하는 경우가 많고,

단위에 따라 견적가가 바뀔 수 있으니, 단위 작성 시에는 항상 한 번 더 신경 쓰시고 작성하는 걸 추천드릴게요!

 

 

6) Remarks (기타, 비고)

이 부분은 비고란으로, 위에 Terms and conditions에 적은 일반적인 거래 조건 이외에, 꼭 적는 것을 추천드리는 정보들 몇 가지를 소개해 드리겠습니다.

 

A. 가격이 포함하고 있는 제품에 대한 정보

이 부분에는 가격만 보았을 때는, 어떤 것이 포함되고, 불포함 가격인지 알 수가 없기 때문에,

바이어 측에서 알 수 있도록 작성해 주는 것을 추천드립니다.

예시) This offer Sheet price is including ~~~~ and ~~~~.

 

B. 운송조건 (Trade Terms)

운송조건은, 인코텀즈에 따라 바이어 측과 사전에 협의하였던 조건으로 작성을 하면 됩니다. 운송조건에 따라 견적가가 바뀔 수도 있으니, 어떤 조건으로 발행된 견적서인지를 바이어 측에서 알기 위해서 반드시 작성해주어야 합니다!

 

C. Production Lead Time

제품 생산 리드 타임 부분을 작성해 주는 부분입니다. 빨리 할 수 있다고 하더라도, 어떤 변수가 발생할지 모르기 때문에,

계약서와도 같은 효력을 갖고 있는 Offer Sheet에는 여유 시간까지 감안하여 작성하는 것을 추천드립니다.

예시) 4 weeks upon receiving the PO.

발주서 받는 시점부터 4주 소요

 

D. Grade and specification

제품에 대한 규격 정보 등을 한 번 더 기입하는 란입니다.

 

 

*** 자 그러면, 위와 같은 정보들을 모두 취합하여 견적서를 한번 만들어 봤을 때 양식이 어떻게 나올 수 있는지를 

보여드릴게요!!

 

 

예시 OFFER SHEET

 

 

 

 

오늘도 긴 글 읽어 주셔서 감사드립니다 ^^