해외영업 실무 3탄 - 진행 프로세스

안녕하세요.

오늘은 해외영업 직무에 있어서 기본적으로 진행되는 프로세스 관련하여 설명을 드리고자 합니다.

 

업계별로 진행 프로세스는 당연히 상이할 수 있지만, 전체적인 흐름에서 진행되는 프로세스를 알고 간다면,

어느 업계에 있더라도 큰 도움이 될 것이라고 생각됩니다 :)

 

그래서 오늘은 해외영업 실무 중, 전체적인 진행 프로세스 관련한 내용을 공유드리겠습니다.

각 실무 진행 프로세스의 상세한 내용은, 별도로 다루도록 하겠습니다!

 

1. 제품 문의, 견적, MOQ, 리드타임 협의

바이어 측에서 우리 회사의 제품에 관심이 있다고 가정해 보겠습니다.

이미 우리 제품에 대해 어느 정도 알고 있고, 기본적인 사양들이나 제품에 대한 아트웍 등, 사양 협의 전에, 

가장 먼저, 이 바이어가 우리랑 거래를 진행할 수 있는지, 그리고 리드타임의 경우에는 협의가 가능할지를 확인하기 위해,

가장 먼저 물어볼 질문입니다.

 

1) 견적

견적의 경우는 사양이 확정되기 전이시라면, 반드시 price range의 형태로 제공하는 것을 추천드립니다.

그러나, 바이어 측에서는 대략적인 about 견적을 견적서로 받고자 하는 경우가 있을 것입니다.

그럴 경우에는, 견적에 반드시 이 견적서가 최종 견적서가 아님을 비고란에 반드시 명시해 주시고,

추후 견적은 사양에 따라 바뀔 수 있다는 문구를 반드시 포함하는 것을 추천드립니다.

가끔씩 어떤 바이어는 가견적으로 발주를 내는 경우가 있는데, 이럴 경우에는 다시 일일이 설명을 해야 할 일이 발생할 수도 있기 때문에 골치 아파질 수 있습니다.

그렇기 때문에 반드시 가견적으로 견적서를 발행하는 경우, 이 부분에 대하여 견적서에도 이야기를 하고, 이메일로 발송 시에도 반드시 이야기를 하는 것을 추천드립니다.

 

2) MOQ

MOQ의 경우는, 다니고 있는 회사에서 만드는 재료나 물품들의 MOQ를 따르는 경우도 있고, 생산 MOQ를 따르는 경우 (1일 생산량 기준 외)가 있는데, 이 중에서 높은 MOQ를 기준으로 바이어 측에는 공개를 합니다.

바이어 측에서 우리 제품에 큰 관심이 있는데, MOQ 수량을 줄여달라고 하는 경우에는, 단가를 올려서 손해를 보지 않는 선에서 MOQ를 더 줄일 수 있는지 여부를 내부적으로 검토한 후 바이어 측에 최종적으로 공유하는 것이 좋습니다. 

(불가능한 경우도 있을 수 있기 때문에, 이 부분은 바이어 측에 잘 설명드리는 것이 좋습니다.)

 

3) 리드타임

리드타임의 경우 어찌 보면 바이어와의 약속이라고 볼 수 있는데, 그렇기 때문에 마냥 너무 짧게 이야기하는 것은 굉장히 위험하다고 생각합니다.

(예를 들어, 경쟁 업체가 있는 경우, 경쟁 업체보다 리드 타임이 빠르다는 것을 장점으로 설명하기 위해 리드 타임을 일부러 줄여 이야기 하는 경우도 존재)

이와 같이 리드타임은 견적서 발행 시, 그리고 이메일로 바이어 측과 충분히 소통을 진행해야 하는데요, 바이어와의 약속이기 때문에 나중에 이 약속을 어길 경우, 고객과의 신뢰관계에 있어서 큰 영향을 미칠 수 있습니다. 그렇기 때문에, 여러 경험 및 프로젝트의 실제 생산 리드타임등을 rough 하게 체크해 보시고, 그 기준에서 +a 정도를 해서 바이어 측에 공유하는 것이 좋습니다. 추후에 이 +a 가 해외영업을 하는 본인에게 큰 도움이 될 수도 있기 때문에, 이 점을 잘 활용해야 합니다.

 

 

2. 공급계약서 및 NDA 체결

바이어 측에서 우리와 거래하는 것이 결정된 경우, NDA와 공급계약서 체결을 요청할 것입니다.

NDA의 경우, 공급계약 체결 전 진행되는 경우가 많으며 (프로젝트 시작 시 대부분 체결), 공급계약서의 경우, 모든 프로젝트가 셋업이 마무리되는 시점에 별도로 체결을 진행합니다. 공급계약서에는 구체적인 모든 내용들이 들어가 있기 때문에, 직접 검토를 진행하신다면 결제조건, 출하조건, 보증조건, 등등의 내용들을 정확하게 검토하고, 수정사항이 있는 경우 반드시 피드백을 주어서, 추후 논쟁 발생이나, 손해를 보지 않도록 계약을 체결해야 합니다.

 

 

3. 정식 견적서 발행

위 3가지가 모두 협의가 되었고, 최종 사양 및 모든 것이 확정된 경우, 정식 견적서를 발행하게 될 것입니다.

가견적의 경우, 추후에 사양이 바뀌면 수정이 가능하다는 점을 명시하였기 때문에, 언제든 수정이 가능하지만,

정식 견적서의 경우에는, PO로 직결되기 때문에 마음대로 수정을 하지 못하고, 바이어 측과 오랜 협의를 진행할 수 있는 경우가 높습니다. 그렇기 때문에 반드시 정식 견적서 발행 전에는, 환율, 물가 상승률을 고려하여 견적을 확정하여 정식 견적서를 공유드리는 것을 추천드립니다. 또한 인코텀즈, 결제 조건들도 바이어 측과 충분히 협의 후 정식 견적서에 이 부분이 반영돼야 하는 점들도 꼭 신경을 써야 합니다. 견적서 작성 방법은 추후 다루도록 하겠습니다.

 

 

4. PO 접수

정식 견적서 발행이 완료되었다면, 바이어 측에서 PO를 전달해 줄 것입니다. 추후에 PO 확인하는 방법에 대해서도 다룰 예정이지만, 정식 견적서에서 명시한 결제 조건, 인코텀즈, expected shipment date 및 제품 코드 등의 정보들도 기입이 되어 있을 것입니다. PO의 경우, 출하 전까지 모든 정보를 확인할 수 있는 중요한 자료이기 때문에 꼭 잘 보관하는 것을 추천드립니다.

 

 

 

5. 생산 및 출하 일정 협의

PO 접수 후, 해외영업 직무 담당자라면 납기 관련돼서 가장 많은 메일을 받게 될 것입니다.

해외 고객사의 경우에는 소통할 수 있는 방법이 한정되어 있기 때문에, 반드시 진행상황을 바로바로 바이어 측에 메일로 상시 공유드리는 것을 추천드립니다.

(그래야 제대로 준비를 진행하고 있는 것을 바이어 측에서도 확인할 수 있으며, 문제가 생길 경우, 즉각 notify 가 가능함)

 

진행 중에, 항상 평탄하게 흘러가는 경우는 거의 없습니다. 그렇기 때문에, 중간 상황 공유 중에 문제가 발생되거나, 바이어 측의 협의 및 승인 하에 진행이 필요한 경우, 상세한 정보와 함께 바이어 측에서 결정을 내릴 수 있도록 공유해 주는 것이 중요합니다. 모든 제품이 생산이 종료되고 출하 준비가 완료되었다면, 바이어 측과 정해진 인코텀즈에 따라 협의하여 제품 출하 일정을 조율합니다. 해외 어디냐에 따라서 많이 다르지만, 북미나 남미, 유럽의 경우, 납품이 지연되면 항공으로 출하를 하는 경우도 많습니다. 그러나 항공으로 출하할 경우 하루 ~ 이틀 만에 도착할 수 있다는 장점도 있지만, 운송비가 해상에 비해 매우 높으므로, 이 부분에 대해서는 바이어 측과 충분히 논의가 필요할 것입니다.

 

 

6. 수출 필증 발행

해외영업의 경우, 국내영업과 다르게, 제품이 출하되어 수출이 되는 경우, 당연히 수출필증 발행이 필요합니다.

관세사를 통해 진행하는 경우가 많으며, HS Code 및 팔레트 수, 그리고 수출 관련 서류들을 제대로 준비하여 전달을 하면, 수출 필증 발행이 완료가 됩니다. 수출 필증이 없으면 수출이 진행될 수 없으므로, 출하 전 제품 출고 준비가 끝났다면, 미리 신청을 해야 합니다.

 

 

7. Proforma Invoice

Proforma Invoice의 경우 Payment Terms에 따라 전달 시점이 다를 수 있습니다. Prepayment 조건인 경우, 당연히 생산 전에 인보이스를 발행하여 바이어 측에 공유가 필요하며, NET 30, NET 60 혹은 제품 출하 후의 결제 조건이라면, 제품 출하가 무사히 진행된 후에, 인보이스를 발행하여 바이어 측에 공유를 해주어야 합니다. 인보이스에는 은행 정보 및 회사에 대한 정보, PO 넘버, 제품 명, 가격 등이 정확하게 기입되어 있어야 하고, 실수하는 경우, 문제가 크게 발생할 수 있기 때문에 (돈이 연관되어 있으므로) 여러 번 검토 후 발송하는 것을 추천드립니다.

 

 

 

오늘은 일반적인 해외영업 직무에 있어, 프로젝트 시작과 끝의 전체적인 프로세스를 간략하게 설명드렸습니다. 사실 매 프로세스마다 구체적으로 더 알아야 할 정보들도 굉장히 많습니다. 이 부분은 단계별로 구체적으로 설명드릴 수 있도록 하겠습니다.

 

오늘도 긴 글 읽어 주셔서 감사합니다 ^^