영문 이메일 작성 요령 1탄- 머릿말, 서명

오늘은 영문 이메일 작성 요령에 대한 첫 글로서, 해외 바이어에게 영문으로 이메일 작성 시 머리말,

그리고 이메일 끝에 들어가는 '이메일 서명' 관련된 내용을 간단하게 알려드리고자 합니다.

 

다만, 한국 바이어들과 해외 바이어들에게 이메일을 처음 쓰실 때,

메일 양식에는 약간의 차이가 있다는 것을 먼저 설명드리겠습니다. 

먼저, 아래와 같이 한국 바이어들에게 한글로 메일을 작성하실 때, 일반적으로 쓰는 이메일 포맷을 공유드리겠습니다.

일반적으로 국내 바이어들에게 이메일을 쓰는 경우 위와 같은 양식을 가장 많이 사용합니다.

굉장히 간단하지만, 어찌 보면 가장 기본적인 것이기 때문에, 이메일을 쓰는 사람이 누구이고, 어디 회사이며, 직급, 그리고

이메일을 쓴 목적을 한눈에 확인할 수 있게 요령 있게 작성하는 것이 중요합니다.

 

그러나, 해외 바이어들에게 이메일을 쓰실 때는, 위 양식과 거의 비슷하지만, 오히려 더 간단하게 쓰는 경우가 많은데, 아래와 같이 예시를 공유드립니다.

 

어느 계열 회사의 해외영업직에 있느냐에 따라 약간의 차이가 있을 수 있습니다만, 일반적으로 쓰는 양식은 위와 같습니다.

 

1. 첫 문장

첫 문장에는 처음 접하는 고객사의 경우 Dear을 가장 많이 씁니다.

그리고, 이름이나 성을 모를 경우, Dear Sir/Madam으로 메일을 시작을 하면 됩니다.

다만, 이미 여러 번 연락을 해서, 담당이 누군지 아는 경우, Hello, Good morning, Good evening 같이 가볍게 쓰는 것도 추천드립니다.

 

2. 두 번째 문장

Dear 다음줄에는 약간의 인사말이나 이메일을 쓴 목적, 그리고 일반적으로 간략하게 남기는 문구를 공유드립니다.

 

1) 이메일 답변이 없어, 반복된 내용으로 쓰는 경우, 굉장히 중요한 이메일이기 때문에, 놓치지 않고 읽어야 한다는 것을 상기시킬 때:

Hope this mail finds you well.

 

2) 간략하게 문의한 내용을 접수했다는 내용을 쓸 때:

Thank you for your mail and duly noted on below.

 

3) 내가 문의한 내용에 대한 답변을 바이어가 보냈고, 이에 대한 추가 답변을 보낼 때:

Thank you for your reply.

 

일반적으로 상황에 따라 다를 수는 있지만, 두 번째 문장에 간략하게 적을 때, 가장 많이 쓰는 세 가지 문구라고 생각합니다.

(추후에 다른 문구가 더 있을 경우, 수시로 업데이트하겠습니다 ^^)

 

3. 이메일 서명

처음 접한 바이어고, 내가 누구인지 정확히 알리기 위해서는 이메일 서명을 항상 넣어주는 것이 좋다고 합니다.

처음 아웃룩에서 이메일을 접하여 직접 이메일서명을 작성해야 할 경우, 서명 등록 방법과 작성 요령에 대하여 공유드리겠습니다.

(입사하신 회사마다 양식이 있으면, 그 양식을 따르는 것이 가장 좋습니다.)

 

*이메일에 들어가는 서명은 간단하게 내용을 압축하여 내가 다니고 있는 회사,

그리고 나에 대한 최소한의 정보를 오픈해줘야 합니다.

 

먼저, 아웃룩 시스템 상에서 이메일 서명을 등록하는 방법에 대하여 가이드를 드리겠습니다.

 

1)

아웃룩 상단바 부분을 확인하시면, 빨간 네모칸에 있는 아이콘이 있을 것입니다.

이 아이콘을 클릭합니다.

 

2)

그리고, 다음 창에서, 

새로 만들기 -> 서명 이름 등록 -> 서명 편집 부분에 서명 내용을 작성합니다.

 

3)

그다음으로는, 간단한 이메일 서명에 대한 템플릿을 공유드립니다. 

(회사, 업계에 따라 차이가 있을 수 있습니다, 가장 기본적인 양식으로 공유드립니다)

 

Best Regards,

Steve Hong (Gil Dong Hong) / Overseas Marketing Team

Mobile: +82-10-1234-5678

Address: 회사 영문주소 -> 샘플이나 바이어에서 발송 시에 서명만 참고해서 발송할 수 있도록 작성 필요

E-mail: abc@dddd.com (회사 이메일 계정)

Website: 회사 official website 주소 / 인스타그램이나 LinkedIn Page 가 있으면 추가 공유를 해주어도 좋습니다.

회사 로고

 

 

 

4)

마지막으로, 이메일 서명의 경우에는 초기에는 포함시켜 주는 것이 좋지만, 이메일 용량이 높아지는 경우, 그리고 이미 담당자와 익숙해져서 누구인지 쉽게 알 수 있는 경우에는, 생략하고 작성하는 경우도 많습니다. 

간단하게 쓰는 예시로 아래 두 가지를 공유드립니다.

 

Best,

OOO (이름)

 

을 쓰거나, 

 

Thank you.

OOO(이름)

 

을 쓰는 경우가 가장 많았습니다. 

 

오늘은 간단히 이메일 작성의 시작과 끝 부분에 대하여 제가 알고 있는 요령을 설명해 드렸습니다.

 

앞으로, 심화된 작성 요령이나, 이메일 문구 표현법 등에 관련된 내용도 공유드리도록 하겠습니다.

해외영업 전문가가 되는 그날까지 다들 파이팅!